Administração para arquitetos 12: gestão por processos no escritório

Durante os anos 1980 e 1990, para sobreviver à ameaça dos japoneses, as empresas ocidentais (principalmente as norte-americanas) tiveram que rever suas estruturas para se adaptar à alta eficiência asiática. O foco deixou de ser a estrutura e passou a ser o processo produtivo. Surgiram conceitos novos, como os trazidos pela chamada reengenharia. O colaborador ganhou autonomia (empowerment), e passou a tomar decisões e negociar com o cliente. Os departamentos, os títulos de cargos e a estrutura administrativa intermediária foram fortemente reduzidas. Algum tempo depois, várias iniciativas dessa época foram questionadas por seu radicalismo e algumas chegaram a ser acusadas de oportunismo comercial para vender livros e consultoria. Mas muitos conceitos e mudanças ficaram, e podem ser vistas nas grandes manufaturas, como as indústrias de automóveis e de bens de consumo em geral. Os colaboradores possuem hoje mais autonomia e mais responsabilidade. Há também acesso facilitado aos níveis hierárquicos mais altos da empresa. A terceirização é muito presente (apesar de já estar em questionamento) e os contratos de trabalho são mais negociados e flexíveis, apesar de nossa arcaica e rígida legislação trabalhista.

E os escritórios de arquitetura? Onde ficam nisso? Nossa atividade aproxima-se mais dos profissionais liberais (advogados, médicos, etc) e dos consultores do que da manufatura de grande porte. A presença do profissional no produto entregue ao cliente (ou a percepção dela), seja este produto bem ou serviço, é essencial para o sucesso do empreendimento e para o nome do arquiteto no mercado. Ao mesmo tempo em que essa proximidade é uma exigência, há uma crescente necessidade de crescimento e consolidação da marca do escritório para sua sobrevivência e posterior perenidade, o que deveria ser o objetivo de qualquer arquiteto empreendedor. Essa situação aparentemente paradoxal obriga a um planejamento estratégico bem conduzido, de forma a encontrar caminhos para a fixação de marca em escritórios que buscam crescimento. Exige também um tratamento especial às relações de emprego e, consequentemente, aos processos internos. Continuar lendo Administração para arquitetos 12: gestão por processos no escritório

Adm para arquitetos 7: alavancagem operacional do escritório

Talvez você esteja se perguntando por que sempre citamos custos e despesas, se há alguma diferença entre eles. Pode parecer um preciosismo terminológico inútil dividir os gastos em duas categorias, mas não é. A gestão financeira correta e sobrevivência da empresa dependem de visualizá-los no dia a dia e geri-los adequadamente. Falhas nesse sentido costumam estar presentes em empresas insolventes – aquelas que não conseguem mais honrar seus compromissos financeiros e estão com um pé na cova e outra na casca de banana.

Os conceitos são, na verdade, bem simples. Veja o seguinte exemplo: um arquiteto recém-formado resolveu construir um escritório atelier seu, do zero. Para isso, usou suas economias para os itens básicos de um arquiteto: comprou um computador, uma mesa, cadeira, telefone, impressora, papel, etc. Para cada item pesquisou preços e qualidade pesando a melhor decisão em cada caso – procurou economizar onde fosse possível, mas não abriu mão de um mínimo de qualidade. Este é o custo, são gastos diretamente ligados à produção.

Custo: gasto relativo a bem ou serviço utilizado na produção de outros bens ou serviços. Martins (2001, p.25)

Logo o pobre arquiteto percebeu que nenhum cliente aparecia porque não o conhecia. Precisava fazer alguma propaganda, vender seu peixe. Fez cartões de visita e uma página na Internet. Quando os primeiros clientes apareceram, percebeu que não gostavam muito de vê-lo trabalhando em casa, não parecia muito profissional e confiável. Teve que alugar uma pequena sala comercial, para a qual foi necessário também combinar com uma faxineira que o limpasse de vez em quando. Outros clientes passaram a exigir Nota Fiscal ou Recibo de Pagamento a Autônomo – RPA. Teve que se regularizar perante o fisco, pagar tributos, pagar contador. Todo este segundo bloco de gastos são as despesas. Elas não estão ligadas à produção, este é o conceito chave para diferenciá-las dos custos.

Despesa: bem ou serviço consumido direta ou indiretamente para a obtenção de receitas.

A despesa pode ser vista como uma espécie de “mal necessário”. Não era onde o arquiteto pretendia investir suas economias, mas não há como permanecer no mercado se não atender a essas necessidades.

Agora vejamos a diferença entre elas para a saúde da empresa. Imagine uma empresa que teve este resultado financeiro:

Receita:                                   7.000

(-) Gastos:                               6.500

Resultado:                                  500

Veja como é difícil imaginarmos uma forma de melhorar o resultado com tão poucas informações. Seria muito diferente se os gastos estivessem bem discriminados:

Receita:                                   7.000

(-) Custos:                               2.000  (28,6%)

Resultado operacional:            5.000

(-) Despesas fixas:                 4.500  (64,3%)

Resultado:                                  500

Há uma desproporção entre custos e despesas – estas últimas representam 64,3% da receita, mais que o dobro dos custos. Talvez nosso amigo arquiteto devesse procurar um imóvel mais barato, estudar modalidades de empresas que pagam menos tributos, ou se associar a outras pessoas na mesma situação para compartilhar espaços ou mesmo a empresa (um sócio).

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Administração para arquitetos 1: introdução

O Brasil tem um arquiteto para cada 2.000 habitantes. Existem mais de duzentas escolas oferecendo cursos de graduação em Arquitetura e Urbanismo, onde estudam atualmente pelo menos 50.000 estudantes e se graduam cerca de 5.000 novos arquitetos a cada ano. Existem mais de 90.000 arquitetos para uma população de 180 milhões de habitantes. Essa relação não é muito diferente da média mundial: é, aproximadamente, a proporção de Irlanda, Finlândia, Suécia, Holanda, França, Grã-Bretanha. E temos menos arquitetos por habitante que Noruega, Suíça, Portugal, Bélgica, Grécia, Espanha, Itália e Alemanha. Da amostra apresentada, só teríamos mais arquitetos por habitante que a República Tcheca, Áustria e Polônia.

Se considerarmos ainda a maior necessidade de arquitetos que temos por déficit de área construída (por exemplo aquela devida ao déficit habitacional), isso nos levará a supor que os arquitetos brasileiros são mais demandados que em outros países e talvez melhor remunerados. Mas não é isso o que acontece, há outros problemas que não entraram nessa equação. Somos um dos piores países do mundo em distribuição de renda, nossa qualidade de educação é reduzida, temos problemas sociais mais profundos que muitos dos países citados. Além disso, nosso ensino de arquitetura precisa ser atualizado, há muitas faculdades de baixa qualidade formando arquitetos que na prática são apenas técnicos. Continuar lendo Administração para arquitetos 1: introdução