Ociosidade e sobrevivência na empresa de prestação de serviços [GA]

Um dos maiores erros financeiros das empresas de prestação de serviços é a precificação pelos custos variáveis quando a realidade é de fixos (inclusive já publiquei aqui alguns textos sobre isso). O risco se concretiza quando os custos fixos de uma equipe permanente ou estrutura instalada se mantém por períodos sucessivos nos quais os gestores se agarram à esperança de que os contratos ativos serão suficientes para a cobertura do custeio fixo e talvez gerar resultados livres. O caso geral é a frustração dessas expectativas.

Neste texto, demonstrarei o problema pelo ângulo das contas da empresa, e exemplificarei com um caso hipotético para demonstrar o tamanho do problema. Imagine um escritório de engenharia ou de arquitetura, cujas equipes de desenvolvimento (times profissionais) são permanentes do escritório. Esse escritório tem custos + despesas (ao mês) no montante de R$ 100.000, e vende serviços observando uma margem arbitrária de 15% com objetivo de lucro.

Ou seja, a ingênua cabeça desse empreendedor funciona imaginando que o escritório não terá ociosidade, arrecadará (líquido) R$ 115.000 por mês, pagará R$ 100.000 de contas mensais fixas e terá R$ 15.000 de lucro. Independente da forma como o preço de cada serviço ao cliente foi calculado, para as finanças do escritório, terá um custo em horas do escritório como um todo. Situação mais comum é a precificação do serviço pelo consumo de horas de profissionais, devidamente acrescidos de incidências de despesas fixas e tributos.

Isso gera situações do seguinte tipo: imagine que esse escritório possui três contratos ativos:

1. Contrato 1, para o qual foi estimado o consumo de 30% da capacidade do escritório. Ou seja, gera uma receita mensal de R$ 115.000 x 30% = R$ 34.500,00
2.  Contrato 2, estimado o consumo de 35% da capacidade do escritório, gerando uma receita mensal de R$ 115.000 x 35% = R$ 40.250,00
3. Contrato 3, com estimativa de consumo de 20% da capacidade do escritório, gerando uma receita mensal de R$ 115.000 x 20% = R$ 23.000,00.

Ou seja, este escritório tem uma receita mensal de R$ 34.500 + R$ 40.250 + R$ 23.000 = R$ 97.750,00. Receita esta insuficiente para cobrir os custos e despesas mensais (R$ 100.000). Ao invés de obter um lucro contábil de R$ 15.000 ao mês, o escritório está incorrendo em prejuízo contábil mensal de R$ 2.250. A falha, como você deve ter percebido, foi a desconsideração de ociosidade global do escritório na precificação: esses três contratos foram calculados como se consumissem 30% + 35% + 20% = 85% da capacidade fixa instalada. Pior: na prática, os três contratos certamente estão consumindo 100% dessa capacidade.

Ainda que os três contratos consumissem de fato apenas 85% da capacidade, os demais 15% de ociosidade não estariam sendo remunerados. E assim fica claro, da pior forma possível, que a precificação puramente pelo variável, sem observar a realidade diária do escritório, leva ao desastre financeiro.

Como resolver esse problema? Não há outra saída a não ser passar a conhecer a realidade operacional da empresa. Uma observação desse tipo provavelmente concluiria que existe uma ociosidade típica do negócio, a qual deverá ser considerada na precificação. Suponha que o estudo operacional tenha ainda sido falho, concluindo equivocadamente que a ociosidade típica é de 10%. Com essa informação, a precificação considerará que a arrecadação líquida alvo será de R$ 115.000 (custos + despesas + margem) para 90% do tempo (100% – 10% ocioso), ou seja, a arrecadação líquida para 100% da capacidade será de:

R$ 115.000 / 90% = R$127.777,78

Se o escritório tivesse considerado essa informação, teria precificado os três contratos de forma a gerar as seguintes receitas mensais:

1. Contrato 1: R$127.777,78 x 30% = R$38.333,33
2. Contrato 2: R$127.777,78 x 35% = R$44.722,22
3. Contrato 3: R$127.777,78 x 20% = R$25.555,56

Ou seja, mesmo com uma informação falha e em desfavor da empresa, esse escritório teria uma receita de R$108.611,11 (R$38.333,33 + R$44.722,22 + R$25.555,56). Não atingiu o mínimo esperado para a remuneração do capital investido, mas suficiente para cobrir as contas mensais de R$ 100.000. Esta empresa teria tempo de internalizar o aprendizado, e levar esses três contratos até o final sem prejuízo contábil. Essa diferença é fundamental e separa o grupo das empresas que sobrevivem e crescem do grupo das que encerram suas atividades por erro de precificação. Não é uma questão pequena.

Saiba mais:

[GA] : esta marca sinaliza texto sobre Gestão Arquitetônica.