Um dos maiores avanços na gestão de empresas de serviços do campo da Arquitetura, Engenharia, Construção e Operação do ativo construído (AECO) veio entre as décadas de 1980 e 1990, quando se popularizaram alguns conceitos-chave, como custos diretos variáveis e as despesas indiretas fixas. Com a adoção destes conceitos de controle contábil da prestação dos serviços, chegou também também o conceito de medição de custeio por horas trabalhadas dos profissionais envolvidos (os chamados “homens-hora”). E tivemos sucesso na democratização ampla desses conceitos entre os colegas.
Este avanço foi fundamental para importantes avanços na precificação e controle de custos e despesas dos escritórios. Mas também trouxe algumas armadilhas que se replicam muitas vezes sem o questionamento crítico adequado. Uma das mais perigosas é a utilização do método de quantificação de horas trabalhadas pelos profissionais como referência única e irrestrita de precificação dos serviços prestados em arquitetura e engenharia. O principal problema advém da prática de não observar a realidade do escritório como um todo na construção de preços – problema este que se torna crítico em escritórios em que existam custos fixos significativos. E fica ainda pior em escritórios de pequeno porte.
Isso acontece porque nossos colegas seguem as recomendações de manuais que se popularizaram há mais de 30 anos. Nesses manuais, a quantificação de horas por hierarquia profissional considera a realidade de um escritório de grande porte (o que é raríssimo em nosso campo), e faz uma distribuição de horas inversamente proporcional ao nível do profissional. Até aqui, nenhum problema, desde que o contexto geral do escritório esteja sempre considerado.
Por exemplo: um escritório tem 2 arquitetos titulares (sócios) e 5 arquitetos juniores fixos (permanentes) na estrutura interna. Isso significa que:
- Este escritório precisa ter uma quantidade de trabalho que justifique a manutenção dessa estrutura. Portanto, cada um dos 5 juniores precisa estar suficientemente demandado para que (minimamente) se paguem e valha a pena manter esta escala de estrutura;
- A participação de cada arquiteto titular nos trabalhos em desenvolvimento tenham caráter de gestão e coordenação, e não de execução. Assim, se esse projeto tem 10 projetos de mesmo porte, e cada titular tiver uma árvore de contas própria para acompanhar, deverá dedicar 20% de seu tempo de gestão interna (descontando outras atividades de marketing, gestão geral e interlocução externa) a cada projeto, em média;
- Conjugando os dois fatores acima, e considerando que o tempo de gestão interna de cada sócio corresponda à metade de seu tempo total disponível, a proporção desse escritório homogêneo seria de aproximadamente 1:5. Ou seja, a cada 5 horas trabalhadas pelo arquiteto júnior em um projeto, haveria 1 hora de acompanhamento do sócio titular àquele caso – para efeitos de precificação.
Quando o escritório perde essa noção de alocação ideal de recursos, as pessoas trabalham muito mais sem necessariamente produzir mais ou melhor; os gestores se perdem no uso do tempo, em especial na natureza de acompanhamento gerencial mais distante da execução; os preços são calculados de forma errônea, gerando prejuízos e colocando a continuidade da organização em risco; e todos percebem, de uma forma ou de outra, que há graves falhas na condução dos negócios. Este último ponto costuma ser um gatilho importante na decisão pessoal de colaboradores em deixar a organização, gerando despesas inesperadas e elevadas com a rotatividade de equipes.
Em suma, o que precisa ficar registrado é: todo o custeio fixo do escritório precisa ser pago pelos trabalhos remunerados que desenvolve. A lógica da remuneração dos custos é essa, e não a construção paulatina de horas remuneradas até atingir o nível de sobrevivência do escritório. Adote o raciocínio de que as receitas flutuam, e essa flutuação, em seu pior cenário, deve manter um mínimo de receitas suficiente para cobrir os custos e despesas fixas, pois essas últimas serão pagas todos os meses, independentemente dos humores do mercado.
[GA]: esta marca sinaliza texto sobre Gestão Arquitetônica.
Saiba mais:
Blog do Trevisan 