Deixo aqui a íntegra da entrevista que concedi à jornalista Juliana Nakamura, da revista aU (Pini) para matéria sobre planejamento financeiro do escritório de arquitetura. Saiu neste mês (junho/2013), páginas 76-77.
Parabenizo e agradeço à Juliana por respeitar e ser fiel a minhas colocações. Boa sorte em sua carreira.
1) Qual é a importância do planejamento financeiro para um escritório de arquitetura?
Planejar, não apenas financeiramente, é condicionante para a sobrevivência do negócio. Planejar não é desenhar como será, e sim avaliar cenários possíveis e estar, dentro do possível, preparado para cada um deles. Mesmo o menor dos escritórios precisa disso. Aliás, estes são os que mais precisam, pois são os mais impactados pelos cenários hostis. Um planejamento financeiro básico levaria muitos arquitetos a repensar muita coisa em seus escritórios. Alguns provavelmente se veriam obrigados a escolher entre promover revoluções ou fechar as portas.
2) Quais são os maiores desafios e dificuldades na hora de elaborar o planejamento financeiro de seus escritórios?
Infelizmente nós arquitetos não somos treinados para planejar. O currículo de graduação inclui planejamento urbano, mas entrega 95% de urbanismo e 5% de planejamento aos alunos. Matemática e Estatística, ferramentas básicas de planejamento, são pouco (ou nada) aprofundadas, e outras muito importantes, como análise multivariada, simulação, modelos de redes, matemática financeira, análise de sensibilidade, pesquisa operacional soam como grego. Instituições consagradas da área de gerenciamento de projetos, como o PMBOK, são desconhecidas. O resultado é que não fazemos planejamento estratégico, nem financeiro, nem de marketing, nem de pessoas de nossos escritórios. Muitos não fazem nem o planejamento operacional. As dificuldades estouram no dia a dia, por exemplo na hora de fechar propostas: qual a remuneração mínima a ser exigida? Qual é meu custo de oportunidade? Há lucro econômico nesse mercado? Há mercados mais interessantes? As dúvidas do despreparo avançam sobre a vida pessoal. Vários colegas já me pediram ajuda para escolher entre pagar à vista ou parcelar uma compra.
3) Quais são os itens mais importantes no planejamento financeiro? Quais são os gastos mais impactantes em um escritório de arquitetura?
Um planejamento financeiro básico nasce do planejamento estratégico da empresa. Não precisa ser um investimento caro. Concentre-se em definir qual sua função na sociedade, o motivo do escritório existir, no que vocês acreditam, aonde querem chegar, e o que é necessário fazer para chegar lá. Isso pode ser feito numa reunião formal ou num ambiente descontraído, mesmo que fora do expediente ou do ambiente de trabalho. Essas diretrizes básicas vão definir o mercado de atuação, que é o ponto de partida para pesquisar os riscos envolvidos (e convertê-los em custos) e uma leitura do ambiente (concorrência, governo, sociedade civil, legislação, etc.). O importante é chegar num custo de oportunidade real, não um índice econômico qualquer que não reflete os riscos desta atividade específica. Do outro lado da balança deve ser colocado o custeio do escritório, todos os custos e despesas envolvidos. Como qualquer outra atividade de prestação de serviços, o maior impacto é o custo de mão de obra, seja própria ou de terceiros. Curiosamente é onde os escritórios de arquitetura mais “pisam na bola”: não sabem recrutar, nem selecionar, nem reter. As visões de gestão de pessoas são as mais deturpadas e retrógradas possíveis. Acho curioso ver empresários (este é o termo correto para quem tem uma empresa) que cantam aos quatro cantos seus feitos na luta de classes, mudarem tanto quando colocam o chapeu de patrão. O resultado é uma rotatividade alta, e um sobrepeso financeiro no treinamento de novos colaboradores. Sem falar do clima organizacional prejudicado, baixa produtividade e alto absenteísmo.
4) Há um momento para reavaliar o planejamento? Como ler os indícios de que o planejamento precisa ser ajustado? Nesse momento, que itens do planejamento podem ser alterados e que itens não podem?
O ideal é revisar o planejamento com uma frequência pré-determinada, mesmo que nenhum indício tenha sido detectado. É claro que se o barco está afundando a olhos vistos, não há o que esperar, nem achar que conseguiremos resultados diferentes aplicando a mesma fórmula de sempre. Muitas vezes os indícios não são aparentes. Trabalhei com alguns arquitetos que não faziam ideia de quais projetos dos escritórios davam lucro ou prejuízo (é assustador como esta falta de informação é comum). Quando apresentei os resultados das contas individualizadas, o susto: invariavelmente alguns projetos sustentavam o peso dos demais. E o apego aos trabalhos os impede de abandonar os deficitários… O planejamento financeiro exige um mínimo de racionalidade, pode vir a ser um remédio amargo. A profundidade das mudanças é definida pelo planejamento estratégico. Em grandes empresas, o nível estratégico é da alta direção, mas o planejamento financeiro pode ser definido dentro da área financeira, mantendo interfaces com as demais áreas de sustentação do negócio. Se o problema é o planejamento estratégico, ele deveria ser modificado. Isto é raro ocorrer, porque costuma refletir o inconsciente planejamento de vida dos arquitetos titulares do escritório.
5) Por fim, você recomendaria algum modelo básico de planilha que os arquitetos possam utilizar para fazer seu próprio planejamento?
Eu não acredito em receita de bolo. Não adianta entregar uma planilha pronta se o usuário não sabe como preencher ou como usar o resultado obtido. Eu recomendo estudar matemática financeira e economia de empresas para começar. Leia Michael Porter. O importante é entender o conceito de remuneração mínima a ser exigida e comparar com a prática do mercado. Isso nada mais é que um pequeno estudo de viabilidade, portanto deveria ser feito no plano de negócios, antes de abrir a empresa.
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